Τι είναι η Δέουσα Επιμέλεια Πελατών (CDD) για Λογιστές και Φοροτεχνικούς

Η Δέουσα Επιμέλεια Πελατών (Customer Due Diligence ή CDD) είναι η διαδικασία με την οποία ένας επαγγελματίας — λογιστής, φοροτεχνικός, δικηγόρος ή σύμβουλος — ταυτοποιεί και αξιολογεί τον κίνδυνο κάθε νέου πελάτη πριν αναλάβει εργασία. Τα άρθρα 12–14 Ν.4557/2018 ορίζουν πότε και πώς εφαρμόζεται CDD. Οι εξωτερικοί λογιστές και φοροτεχνικοί περιλαμβάνονται στο άρθρο 5. Η παράβαση μπορεί να επιφέρει κυρώσεις βάσει άρθρου 46. Τα όρια εξαρτώνται από την κατηγορία υπόχρεου και την ισχύουσα διάταξη· τα χρηματοπιστωτικά όρια δεν εφαρμόζονται αυτόματα σε λογιστές. Ποινική ευθύνη απαιτεί τις προϋποθέσεις του αντίστοιχου αδικήματος.

Η CDD εφαρμόζεται μεταξύ άλλων στις ακόλουθες περιπτώσεις: 1. Κατά τη σύναψη επιχειρηματικής σχέσης: Η επαλήθευση προηγείται κατά κανόνα της σχέσης/συναλλαγής. Το άρθρο 14 προβλέπει περιορισμένες εξαιρέσεις ως προς τον χρόνο ολοκλήρωσης, όχι γενική αναβολή KYC. 2. Για περιστασιακές συναλλαγές €15.000 ή περισσότερο, σε μία ή περισσότερες συνδεδεμένες πράξεις (άρθρο 12). Δεν πρόκειται απλώς για όριο επαγγελματικής αμοιβής. 3. Όταν υπάρχει υποψία νομιμοποίησης εσόδων ή χρηματοδότησης τρομοκρατίας, ανεξαρτήτως ποσού, ή αμφιβολία για προηγούμενα στοιχεία ταυτότητας. Υπάρχουν επίσης ειδικές περιπτώσεις ανά υπηρεσία στο άρθρο 12.

Η διαδικασία δέουσας επιμέλειας αποτελείται από τέσσερα βασικά βήματα: Βήμα 1 — Ταυτοποίηση: Συλλογή στοιχείων ταυτότητας (ΑΔΤ ή διαβατήριο), ΑΦΜ, διεύθυνση κατοικίας. Για νομικά πρόσωπα: καταστατικό, ΦΕΚ ίδρυσης, στοιχεία νόμιμου εκπροσώπου. Βήμα 2 — Πραγματικός Δικαιούχος (UBO): Εντοπισμός του φυσικού προσώπου που τελικά κατέχει ή ελέγχει τον πελάτη. Ποσοστό άνω του 25% είναι ένδειξη· ελέγχεται και ο έλεγχος με άλλα μέσα. Βήμα 3 — Σκοπός Επαγγελματικής Σχέσης: Κατανόηση του αντικειμένου εργασίας, της πηγής κεφαλαίων και της φύσης των συναλλαγών. Βήμα 4 — Αξιολόγηση Κινδύνου: Κατάταξη του πελάτη ως χαμηλού, μέτριου ή υψηλού κινδύνου, με τεκμηριωμένη μεθοδολογία.

Τα αναγκαία στοιχεία και έγγραφα εξαρτώνται από την περίπτωση, τον κίνδυνο και τις εφαρμοστέες οδηγίες. Δεν αποτελούν όλα τα ακόλουθα καθολική απαίτηση για κάθε πελάτη. Ενδεικτικά, για φυσικά πρόσωπα: • Αντίγραφο ταυτότητας ή διαβατηρίου (σε ισχύ) • Πρόσφατο αποδεικτικό κατοικίας, όπως λογαριασμός κοινής ωφέλειας ή μισθωτήριο • ΑΦΜ και στοιχεία επαγγέλματος· όχι αυτόματη συλλογή ΑΜΚΑ χωρίς τεκμηριωμένη ανάγκη • Εκτύπωση Ε1 ή βεβαίωση εισοδήματος (για υψηλού κινδύνου) Για νομικά πρόσωπα μπορεί να χρειάζονται επιπλέον: • Ενημερωμένα νομιμοποιητικά στοιχεία ΓΕΜΗ σύμφωνα με την ΠΟΛ.1200/2018 για υπόχρεους που εποπτεύει η ΑΑΔΕ • Καταστατικό ή τελευταία τροποποίησή του • ΑΦΜ εταιρείας • Βεβαίωση ή αναζήτηση πραγματικών δικαιούχων • Στοιχεία νόμιμου εκπροσώπου Τα αρχεία του άρθρου 30 Ν.4557/2018 διατηρούνται για 5 χρόνια μετά τη λήξη της σχέσης ή την περιστασιακή συναλλαγή. Περαιτέρω διατήρηση απαιτεί νόμιμη βάση. Η ΠΟΛ.1200/2018 παραθέτει στοιχεία και ενδεικτικά έγγραφα, όχι γενική υποχρέωση πιστοποιητικού τελευταίου τριμήνου.

Ο νόμος επιτρέπει τρία επίπεδα CDD ανάλογα με τον κίνδυνο: Απλοποιημένη CDD (Simplified DD): Για πελάτες χαμηλού κινδύνου — π.χ. δημόσιες αρχές, εισηγμένες εταιρείες ΕΕ. Λιγότερα έγγραφα, αλλά πάντα απαιτείται τεκμηρίωση. Τυπική CDD (Standard DD): Για τον μέσο πελάτη. Πλήρης διαδικασία με τα 4 βήματα που αναλύσαμε. Ενισχυμένη CDD (Enhanced DD / EDD): Για πελάτες υψηλού κινδύνου: PEP (πολιτικώς εκτεθειμένα πρόσωπα), πελάτες από χώρες υψηλού κινδύνου, πολύπλοκες δομές εταιρειών. Απαιτεί πρόσθετα έγγραφα και έγκριση ανώτερης διοίκησης.

Ο νόμος επιβάλλει risk-based approach: δεν αντιμετωπίζετε όλους τους πελάτες το ίδιο. Η αξιολόγηση κινδύνου βασίζεται σε παράγοντες όπως: Γεωγραφικός κίνδυνος: Κατοικία/δραστηριότητα σε χώρες υψηλού κινδύνου (λίστες FATF, ΕΕ) Επαγγελματικός κίνδυνος: Κλάδοι με αυξημένο κίνδυνο (real estate, cash-intensive επιχειρήσεις) Δομή ιδιοκτησίας: Πολύπλοκες holding structures, offshore εταιρείες PEP status: Πολιτικοί, δικαστές, ανώτεροι δημόσιοι υπάλληλοι και οικογένειά τους Ιστορικό συναλλαγών: Ασυνήθεις ή ανεξήγητες συναλλαγές Η κατάταξη πρέπει να τεκμηριώνεται γραπτώς. Το Complylty παράγει αυτόματα risk score (0-100) με αναλυτική τεκμηρίωση για κάθε πελάτη.

Εάν ο πελάτης αρνείται να συνεργαστεί στη διαδικασία CDD, ο νόμος είναι σαφής: δεν αναλαμβάνετε την εργασία, ή τερματίζετε τη σχέση εάν έχει ήδη αρχίσει. Επιπλέον, η άρνηση CDD αποτελεί από μόνη της ένδειξη ύποπτης συμπεριφοράς που μπορεί να υποχρεώνει σε υποβολή αναφοράς ύποπτης συναλλαγής (STR) στην AMLCU. Η απαγόρευση κοινοποίησης προβλέπεται στο άρθρο 27 Ν.4557/2018, με τις εξαιρέσεις του άρθρου 28. Για δικαστική υπεράσπιση ή εξακρίβωση νομικής θέσης ελέγξτε τις ειδικές εξαιρέσεις των άρθρων 13 και 22.