Πώς να Προετοιμαστείτε για Έλεγχο Συμμόρφωσης AML — Οδηγός για Επαγγελματίες

Το άρθρο 6 Ν.4557/2018 προβλέπει εποπτεία και ελέγχους βάσει κινδύνου: Η ΑΑΔΕ είναι η αρμόδια αρχή AML για εξωτερικούς λογιστές και φοροτεχνικούς, ενώ η ΕΛΤΕ για ορκωτούς ελεγκτές και ελεγκτικές εταιρείες. Δεν τεκμηριώνεται εδώ καθολικός ετήσιος έλεγχος κάθε γραφείου. Η Αρχή AML παραλαμβάνει και αναλύει αναφορές· μην την ταυτίζετε με τον αρμόδιο επόπτη κάθε επαγγέλματος. Η άμεση εποπτεία επιλεγμένων χρηματοπιστωτικών οντοτήτων από την AMLA αρχίζει το 2028, όχι το 2026. Δεν μεταφέρει αυτομάτως την εποπτεία των λογιστών στην AMLA. Πρακτική συνέπεια: Διατηρείτε ανακτήσιμη τεκμηρίωση. Δεν τεκμηριώνεται εδώ αύξηση της συχνότητας επιθεωρήσεων το 2026.

Κατά τη διάρκεια ελέγχου AML, οι εποπτικές αρχές ζητούν τυπικά: 1. Γραπτή Πολιτική AML: Έχετε γραπτή πολιτική εσωτερικής συμμόρφωσης; Περιλαμβάνει διαδικασίες CDD, EDD, STR; 2. Μητρώο Πελατών με CDD: Φάκελος για κάθε ενεργό πελάτη με: στοιχεία ταυτοποίησης, UBO, risk score, ημερομηνία τελευταίας επικαιροποίησης. 3. Αρχεία 5ετίας: Τεκμηρίωση για πελάτες με τους οποίους η σχέση έχει λήξει — νόμιμα πρέπει να τηρούνται 5 χρόνια. 4. Αρχείο STR: Κατάσταση με υποβληθείσες αναφορές ύποπτων συναλλαγών (ή τεκμηρίωση ότι δεν χρειάστηκαν). 5. Αποδείξεις Εκπαίδευσης: Βεβαιώσεις ότι ο επαγγελματίας έχει εκπαιδευτεί σε AML (πιστοποιητικά, σεμινάρια). 6. Risk Assessment Γραφείου: Ενημερωμένη αξιολόγηση κινδύνου. Ετήσιος επανέλεγχος μπορεί να είναι εσωτερική πολιτική, όχι καθολική νόμιμη προθεσμία.

Βήμα 1 — Καταγράψτε όλους τους ενεργούς πελάτες: Δημιουργήστε πλήρη λίστα με όνομα, ΑΦΜ, κατηγορία κινδύνου και ημερομηνία τελευταίας CDD. Βήμα 2 — Ελέγξτε ποιοι φάκελοι είναι ελλιπείς: Για κάθε πελάτη: υπάρχουν έγγραφα ταυτοποίησης; Έχει ελεγχθεί ο UBO; Έχει γίνει risk scoring; Βήμα 3 — Ελέγξτε ισχύ και ακρίβεια στοιχείων: Έγγραφα ταυτότητας μπορεί να λήγουν· καταστατικά και στοιχεία ΓΕΜΗ μπορεί να αλλάζουν χωρίς γενική ημερομηνία λήξης. Βήμα 4 — Εγγράψτε τη μεθοδολογία risk scoring: Η κατάταξη κινδύνου δεν αρκεί να είναι «στο μυαλό» — πρέπει να τεκμηριώνεται γραπτώς με τους παράγοντες που λήφθηκαν υπόψη. Βήμα 5 — Ενημερώστε την πολιτική AML ανάλογα με φύση, μέγεθος και κινδύνους. Ο αριθμός σελίδων δεν αποδεικνύει επάρκεια. Βήμα 6 — Δοκιμαστικός εσωτερικός έλεγχος: Πριν από τον επίσημο έλεγχο, κάντε mock audit: επιλέξτε 5 τυχαίους φακέλους και ελέγξτε αν είναι πλήρεις.

Ενδεικτικά σημεία πρακτικού αυτοελέγχου, όχι κατάταξη βάσει στατιστικών εποπτικών εκθέσεων: Ελλιπής ταυτοποίηση UBO (πραγματικού δικαιούχου): Πολλοί γνωρίζουν τον νόμιμο εκπρόσωπο αλλά δεν έχουν ελέγξει ποιος κρύβεται πίσω από holding εταιρείες. Μη ενημερωμένα έγγραφα: ΑΔΤ ή καταστατικά που έχουν λήξει ή τροποποιηθεί χωρίς να ενημερωθεί ο φάκελος. Απουσία τεκμηρίωσης risk score: Το score υπάρχει αλλά δεν εξηγείται πώς υπολογίστηκε. Μη τήρηση αρχείων για πρώην πελάτες: Οι φάκελοι πελατών που αποχώρησαν πρέπει να τηρούνται 5 χρόνια — πολλοί τους διαγράφουν. Απουσία εγγράφου πολιτικής AML: Δεν υπάρχει κανένα γραπτό κείμενο που να περιγράφει τις διαδικασίες.

Οι εποπτικές αρχές δεν απαιτούν συγκεκριμένο λογισμικό — αλλά το Excel έχει ουσιαστικά μειονεκτήματα σε έλεγχο: Δεν έχει audit trail: Ποιος άλλαξε τι και πότε; Σε Excel δεν φαίνεται. Εύκολη παραποίηση: Το Excel μπορεί να επεξεργαστεί ανά πάσα στιγμή χωρίς ίχνος. Χαμένα αρχεία: Αρχεία σε Excel χάνονται, διαγράφονται, καταστρέφονται. Ψηφιακά εργαλεία μπορούν να βοηθούν στην οργάνωση αρχείων. Η αποδοχή τους εξαρτάται από επάρκεια, ακρίβεια και ανακτησιμότητα· κανένα εργαλείο ή PDF δεν είναι αυτομάτως αποδεκτό σε κάθε έλεγχο.

Χρησιμοποιήστε αυτό το checklist για να ελέγξετε την ετοιμότητά σας: ☐ Γραπτή πολιτική AML ενημερωμένη (τελευταία 12 μήνες) ☐ Πλήρης φάκελος CDD για κάθε ενεργό πελάτη ☐ UBO ταυτοποιημένος για νομικά πρόσωπα ☐ Risk score τεκμηριωμένο για κάθε πελάτη ☐ Έγγραφα ταυτοποίησης σε ισχύ (ΑΔΤ, ΓΕΜΗ) ☐ Αρχεία πρώην πελατών τελευταίων 5 ετών ☐ Αρχείο STR (ή βεβαίωση μη υποβολής) ☐ Αποδεικτικά εκπαίδευσης AML ☐ Εσωτερικός έλεγχος 5 τυχαίων φακέλων