Complylty
Τήρηση Αρχείων6 λεπτά

Αρχεία AML 5 Ετών: Τι Ακριβώς Πρέπει να Φυλάτε βάσει Ν.4557/2018

«5 χρόνια» — αλλά 5 χρόνια από πότε; Και τι ακριβώς; Ο νόμος είναι σαφής, αλλά πολλοί επαγγελματίες φυλάνε είτε πολύ λίγα είτε τα λάθος έγγραφα.

Νίκος Μπογονικόλος·Σύμβουλος Συμμόρφωσης, Zeus Consulting
Read in English →

Τι Λέει Ο Νόμος: Άρθρο 30 Ν.4557/2018

Βάσει άρθρου 30 Ν.4557/2018, τα υπόχρεα πρόσωπα υποχρεούνται να τηρούν: «Αντίγραφα των απαιτούμενων εγγράφων ή πληροφοριών δέουσας επιμέλειας για διάστημα 5 ετών μετά τη λήξη της επαγγελματικής σχέσης ή της περαιωθείσας περιστασιακής συναλλαγής.» Κρίσιμη λεπτομέρεια: Η 5ετία μετράει από τη ΛΗΞΗ της σχέσης, όχι από την έναρξη. Αν ο πελάτης παραμείνει πελάτης σας για 10 χρόνια, τα αρχεία πρέπει να φυλαχθούν για 15 χρόνια συνολικά (10 + 5). Το άρθρο 30 καλύπτει και αρχεία εσωτερικής διερεύνησης και αποφάσεων αναφοράς ή μη αναφοράς. Μην υπολογίζετε αυτόματα τη διατήρηση από την υποβολή: εφαρμόστε το αντίστοιχο χρονικό σημείο σχέσης/συναλλαγής και ελέγξτε νόμιμες παρατάσεις πριν διαγράψετε.

Τεκμηρίωση: Ν.4557/2018, άρθρα 30 (δημοσιευμένο κείμενο· ελέγξτε τις τροποποιήσεις) (ανοίγει σε νέα καρτέλα) · Οδηγία 2015/849, άρθρα 40 (ανοίγει σε νέα καρτέλα)

Ποια Ακριβώς Έγγραφα Πρέπει να Φυλάτε;

Πλήρης λίστα υποχρεωτικών αρχείων: Έγγραφα Ταυτοποίησης: • Αντίγραφο ταυτότητας/διαβατηρίου (φυσικά πρόσωπα) • Καταστατικό, ΑΦΜ, ΔΟΥ (νομικά πρόσωπα) • Στοιχεία UBO και σχετικά έγγραφα Έγγραφα Δέουσας Επιμέλειας: • Risk assessment και αιτιολόγηση βαθμολογίας • Checklist CDD με ημερομηνίες ολοκλήρωσης • Αποτελέσματα ελέγχων sanctions/PEP lists • Τεκμηρίωση source of funds (για EDD) Συναλλαγές: • Στοιχεία όλων των σημαντικών συναλλαγών • Τεκμηρίωση ασυνήθιστων συναλλαγών (ακόμα και αν δεν υποβλήθηκε STR) Εσωτερική Τεκμηρίωση: • Λόγοι άρνησης συνεργασίας με πελάτη (αν συνέβη) • STR ή SAR που υποβλήθηκαν

Τεκμηρίωση: Ν.4557/2018, άρθρα 30 (δημοσιευμένο κείμενο· ελέγξτε τις τροποποιήσεις) (ανοίγει σε νέα καρτέλα)

Ψηφιακά ή Φυσικά Αρχεία;

Ο Ν.4557/2018 αποδέχεται ψηφιακή τήρηση αρχείων, εφόσον: • Διασφαλίζεται η ακεραιότητα των εγγράφων (δεν μπορούν να τροποποιηθούν) • Υπάρχει δυνατότητα άμεσης ανάκτησης για εποπτικές αρχές • Τηρούνται οι απαιτήσεις ασφάλειας GDPR (κρυπτογράφηση, πρόσβαση μόνο εξουσιοδοτημένων) Πρακτική σύσταση: Επιλέξτε αποθήκευση που διασφαλίζει ακεραιότητα, ελεγχόμενη πρόσβαση και ανάκτηση. Ο νόμος δεν καθιστά αυτομάτως αποδεκτό κάθε cloud ούτε αποκλείει ασφαλή τοπική αποθήκευση. Για κάθε πάροχο ελέγξτε σύμβαση επεξεργασίας όπου απαιτείται, πρόσβαση, ασφάλεια, αντίγραφα και τυχόν διεθνείς διαβιβάσεις. Το εμπορικό όνομα δεν αποδεικνύει ή αποκλείει συμμόρφωση.

Τεκμηρίωση: Ν.4557/2018, άρθρα 30 (δημοσιευμένο κείμενο· ελέγξτε τις τροποποιήσεις) (ανοίγει σε νέα καρτέλα) · GDPR, άρθρα 32 (ανοίγει σε νέα καρτέλα)

Τι Ελέγχουν οι Αρχές & Checklist

Σε εποπτικό έλεγχο, οι αρχές τυπικά ελέγχουν: ✓ Πληρότητα αρχείων (έχετε όλα τα απαιτούμενα έγγραφα;) ✓ Ενημερότητα (είναι ενημερωμένα ή έχουν λήξει;) ✓ Ασφάλεια αποθήκευσης (πού και πώς αποθηκεύονται;) ✓ Δυνατότητα ανάκτησης (μπορείτε να παρέχετε αμέσως κάθε φάκελο;) ✓ Τήρηση 5ετίας (για παλιούς πελάτες) Checklist τήρησης αρχείων: ☐ Κάθε ενεργός πελάτης: πλήρης φάκελος CDD ☐ Κάθε φάκελος: ημερομηνία δημιουργίας + τελευταίας επικαιροποίησης ☐ Λήξεις εγγράφων: σύστημα ειδοποίησης πριν τη λήξη ☐ Παλιοί πελάτες: αρχεία φυλάσσονται έως 5 χρόνια μετά τη λήξη ☐ Ετήσιος εσωτερικός έλεγχος πληρότητας αρχείων

Τεκμηρίωση: Ν.4557/2018, άρθρα 30, 35 (δημοσιευμένο κείμενο· ελέγξτε τις τροποποιήσεις) (ανοίγει σε νέα καρτέλα) · GDPR, άρθρα 5, 17§3β (ανοίγει σε νέα καρτέλα)

Επίσημες πηγές και νομικές παραπομπές

Οι παραπομπές αφορούν τους συγκεκριμένους νομικούς ισχυρισμούς, όχι πιστοποίηση συμμόρφωσης ή επιβεβαίωση χαρακτηριστικών και μετρήσεων του προϊόντος. Οι πρακτικοί κατάλογοι είναι ενδεικτικοί. Για τον Ν.4557/2018 διαβάστε και τις μεταγενέστερες τροποποιήσεις που παραθέτει η ΑΑΔΕ· το δημοσιευμένο αγγλικό PDF δεν είναι πλήρες ενοποιημένο ισχύον κείμενο. Το άρθρο δεν αποτελεί πλήρη νομική πιστοποίηση και δεν υποκαθιστά εξατομικευμένη νομική συμβουλή.

Αυτόματη Παρακολούθηση Λήξης Αρχείων — Δωρεάν 14 Ημέρες

Το Complylty σας ειδοποιεί αυτόματα για λήξεις εγγράφων και διατηρεί το ιστορικό κάθε φακέλου.

Σχετικά Άρθρα

Οδηγοί Συμμόρφωσης

Τι είναι η Δέουσα Επιμέλεια Πελατών (CDD) για Λογιστές και Φοροτεχνικούς

Διαβάστε
Συμμόρφωση & Έλεγχοι

Πώς να Προετοιμαστείτε για Έλεγχο Συμμόρφωσης AML — Οδηγός για Επαγγελματίες

Διαβάστε
Επιστροφή στο Blog